C'est le moment : organisez les congés payés de vos salariés!
Il est très important dans une entreprise de ne pas laisser dériver les congés payés : les conséquences peuvent être inattendues et graves. La période de prise des congés commençant le 1er juin, soyez vigilants dès maintenant pour maîtriser vos compteurs.
Qui choisit les dates de congés ?
Lorsque l’activité le permet, il est courant de laisser aux salariés une part de liberté dans le choix des dates de congés.
On l’oublie quelquefois, mais c’est l’employeur qui fixe les dates des congés, après avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel.
Il doit tenir compte de l'ancienneté du salarié dans l'entreprise, de son éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs et de sa situation de famille, notamment des possibilités de congé de son conjoint et de la présence au sein de son foyer d'un handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie.
Dans tous les cas, les conjoints travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané. En revanche, il n'est pas tenu de calquer les dates de congé du salarié sur celui de son conjoint travaillant pour un autre employeur.
Pourquoi s’y prendre dès maintenant ?
Les salariés doivent être prévenus de leurs dates de congés au moins un mois à l’avance.
En cas de circonstances réellement exceptionnelles (redressement judiciaire, commande inattendue de nature à sauver l’entreprise…) ces dates pourront être modifiées, et ceci un mois à l’avance .
Comment éviter les congés de fractionnement ?
Ces jours supplémentaires dits « de fractionnement » ont été instaurés pour limiter l’octroi des congés à la mauvaise saison.
Petit rappel : pour une année complète de présence, le salarié acquiert, sauf convention collective plus favorable, 5 semaines de congés payés : le congé principal de 4 semaines, et la « cinquième semaine ».
Sur le congé principal, vous devez donner au moins 2 semaines consécutives situées entre 2 jours de repos hebdomadaire (en général le dimanche), et ceci entre le 1er mai et le 31 octobre (sauf accord collectif prévoyant d’autres dates).
La cinquième semaine ne donne pas droit aux congés de fractionnement.
Restent donc deux semaines susceptibles de donner lieu à des jours supplémentaires, dans les conditions suivantes :
Pour 3 à 5 jours ouvrables pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre, acquisition d’un jour supplémentaire,
Pour 6 jours et plus pris en dehors de cette même période, acquisition de 2 jours supplémentaires.
Si votre convention collective octroie plus de 24 jours de congés, par exemple des congés d’ancienneté, ils ne donnent pas droit aux congés de fractionnement.
Vous pouvez refuser les jours demandés hors période, ou les accepter à condition que le salarié renonce par écrit et à chaque demande aux jours de fractionnement.
Est-il possible de payer des congés au salarié au lieu de lui faire prendre ?
Non.
Les congés payés sont un droit. Vous devez prendre toutes les dispositions nécessaires pour que le salarié en bénéficie.
En cas de litige, il vous appartiendra de prouver que vous avez bien pris les mesures nécessaires.
A défaut, vous vous exposez à une amende. En outre, en cas d’accident du travail, si le salarié n’a pas pu prendre ses congés normalement, le manque de repos pourra être utilisé contre vous pour invoquer la faute inexcusable de l’employeur.
Peut-on reporter des congés d’une année sur l’autre, voire plus ?
En principe, non, car le droit est annuel. Toutefois, il existe quelques exceptions : congé maladie ou maternité, annualisation du temps de travail, accord collectif, mise en place d’un compte-épargne temps. Dans tous les cas, les congés non pris ne peuvent pas être perdus!
Comment respecter le formalisme pour éviter les litiges ?
Les congés doivent faire l'objet d'une gestion rigoureuse. Vous pouvez ainsi, rédiger des courriers d’information, des fiches de demande avec acceptation ou refus, tout ceci soigneusement daté et signé.
Savez-vous que nous pouvons mettre un portail internet de gestion des congés à votre disposition dans le cadre de notre offre d'assistance en matière sociale ?
N'hésitez-pas à nous interroger sur ce point!
